Email a été conçu pour être un outil pour accélérer et simplifier la communication. Les outils sont efficaces lorsqu’ils sont gérés correctement. Qu’est-ce qui se passe lorsque l’outil commence à gérer la personne? Qu’est-ce qui se passe quand un outil de communication remplace la conversation et l’interaction personnelle? Qu’est-ce qui se passe quand un outil gain de temps commence à consommer notre temps? Puis il est temps de recevoir des emails sous contrôle.
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Utilisez des comptes e-mail séparé
Beaucoup de gens ont une adresse e-mail qui est associée avec le lieu de travail. Cette adresse email doit être strictement limitée à travailler communications connexes et ne doit pas être utilisé pour la correspondance personnelle. Il y a de nombreux services gratuits disponibles pour créer une adresse électronique personnelle qui peut être utilisé pour la correspondance personnelle. Si vous voulez rester en contact avec amis, famille ou camarades de classe, utiliser votre adresse e-mail personnelle. Si vous souhaitez partager des blagues, le garder en dehors du travail. Si vous souhaitez utiliser un e-mail pour les inscriptions, mises à jour ou des bulletins d’information, puis d’utiliser une adresse électronique personnelle. Votre adresse e-mail personnelle peut aller dans des endroits que votre adresse e-mail professionnelle attribué ne peuvent pas aller, comme votre prochain emploi par exemple.
Le maintien de comptes de messagerie distincts aidera horaire à temps par le maintien d’une délimitation claire entre temps de travail et temps personnel. Garder une adresse e-mail personnelle sur le lieu de travail aidera à garder votre vie personnelle juste que – personnels. Il peut aussi être des observations, des blagues ou des commentaires que vous souhaitez partager qui peuvent ne pas être approprié pour un compte de messagerie lié au travail. Rappelez-vous que tout ce que vous envoyez via un serveur d’email de compagnie est généralement stocké ou archivé, et qui le rend disponible longtemps après vous l’avez supprimé de votre propre ordinateur. Correspondance par courriel est une cible favorite pour le divertissement salle d’audience, et une seule phrase sorti de son contexte peut être dévastateur. Il faut donc utiliser l’e-mail les travaux connexes de la communication professionnelle et de garder la correspondance personnelle sur le côté.
Dossiers et archives
Il existe de nombreuses façons utiles pour organiser les e-mails entrants. Certaines personnes préfèrent déposer email de l’expéditeur de l’email. Cela rend plus facile à localiser email historique si vous vous souvenez qui vous l’a envoyé. Certains outils de messagerie électronique ont aussi des fonctions immédiatement trier et stocker les emails entrant par l’expéditeur. Gardez à l’esprit que la chaîne e-mail ne peut être copié dans plusieurs dossiers si il y a plusieurs personnes copiés sur l’e-mail et en participant à une chaîne de mises à jour.
Une méthode alternative d’organiser e-mail est à déposer en fonction du sujet. Il s’agit d’un processus manuel qui exige une réflexion et d’effort manuel. Il peut être utile si il y a beaucoup de personnes associées à une organisation ou un événement que vous souhaitez gérer en tant que groupe.
Un autre outil utile pour l’organisation de courriel est de créer des dossiers mensuels pour les emails temporairement détenant que vous avez l’intention de supprimer. Commencez par le début de chaque mois par la création d’un dossier ou un répertoire pour la tenue de courriel qui a été lu et est destiné à être mis au rebut. Le répertoire peut être un endroit pour mettre e-mail qui n’est pas destiné à être conservé pour référence historique, mais peut-être utile de garder autour au cas où elle est nécessaire. Continuer de faire un nouveau répertoire au début du mois suivant, et celui d’après. Une fois que vous avez collecté trois mois de courriel dans trois dossiers distincts, chaque fois que vous créez un nouveau dossier au début d’un mois, vous pouvez supprimer le dossier qui est quatre-vingt dix jours. Par exemple, une fois que vous avez accumulé des dossiers pour Janvier, Février et Mars, vous pourriez envisager de supprimer ou d’archivage tous les e-mail associée avec le dossier Janvier lors du démarrage Avril. C’est une manière simple et facile à gérer l’archivage e-mail sur une base programmée.
Gardez votre boîte Dans Vide
Organisez vos priorités, e-mail le fichier par une personne ou d’un sujet, et archives mensuelles. S’il y a encore des e-mails non résolues qui doivent être abordées, puis créez un autre répertoire marqué HOT ou de priorité pour le suivi. Déplacez email exceptionnelle ou non résolues dans cette catégorie pour l’avenir de suivi et de sortir de la générale dans la boîte. Cela le rend beaucoup plus facile de gérer les communications entrantes nouvelles clairement et efficacement. Dégager la boîte Dans aidera également à réduire le stress. Laissant en suspens dans l’e-mail Général de la boîte est parfois perçu comme un rappel utile ou «à faire» la liste. Pourquoi vous torturer avec une lancinante constante «à faire» la liste des choses que vous ne pouvez pas résoudre tout de suite? Déplacez à l’écart jusqu’à ce que vous pouvez résoudre le problème et d’éliminer la distraction.
Prévoyez du temps
Préparez-vous, cette observation peut venir comme un peu un choc, “e-mail n’est pas destiné à être une conversation”. Le courriel n’est pas un outil de communication en temps réel. Le courriel n’est pas la messagerie instantanée. Le courriel n’est pas en personne et il n’est pas un appel téléphonique. Le courriel n’est pas un outil efficace pour la réalisation sur le discours en temps réel interactive. Si il y a une situation d’urgence, envisager d’autres méthodes de communication. Si il y a un besoin de clarification ou d’une interaction continue alors envisager une autre forme de communication. Si le dialogue email a été réduite à une conversation, puis l’outil est que vous gérer.
Créer un calendrier pour vérifier les courriels. Restez fidèle à votre calendrier et des choses étonnantes qui se passera. La première chose étonnante est que certaines chaînes de courrier électronique se résoudront avant de devenir un participant actif. Tout simplement parce que un groupe de personnes a participé à une communication par courrier électronique en temps réel, cela ne signifie pas que vous devez faire la même chose. Attendez l’activité à se calmer et vous pourrez peut-être rattraper son retard sur toute la chaîne de communication en lisant une longue chaîne, plutôt que d’être constamment interrompu par de multiples autres commentaires car ils sont ajoutés à la pile. Il est plus facile à lire la chaîne à la fois plutôt que de façon sporadique car il se développe tout au long de la journée.
La deuxième chose étonnante qui va se passer si vous vous en tenez à votre calendrier, c’est que d’autres personnes viendront à reconnaître et à adapter à votre horaire. Si vous êtes une personne du matin alors les gens vont en droit d’attendre vos réponses dans la matinée. Si vous consultez vos courriels la nuit parce que vous voy agez ou des réunions au cours de la journée, alors les gens vont en droit d’attendre votre réponse le lendemain. Si vous planifiez votre email périodiquement à certains moments de la journée, alors les gens vont apprendre à connaître votre routine et anticiper vos réponses en conséquence. Il n’est pas surprenant, cela signifie que les gens vont également ajuster les temps qu’ils envoient l’email pour vous. Dans l’ensemble, gérer le courrier dans des blocs réguliers de temps est utile pour organiser les horaires pour l’expéditeur et le destinataire. Il vous permet de donner à votre se concentrer totalement sur la conversation ou de l’activité du moment sera la pleine confiance que vous verrez votre e-mail à une heure programmée, et ainsi de réduire les distractions tout autour.
Fonctionnelle par rapport conversationnel
Ne jamais vous trouvez que vous êtes assis devant votre ordinateur et d’attendre le prochain email pour arriver? Avez-vous répondre à tous les message d’alerte pop-up? Si oui, alors vous êtes accro à des conversations par email et avez besoin de vous casser l’habitude. Il y a une vie bien meilleure en attente pour vous, veuillez remplir avec le soleil et l’air frais. Le courrier électronique est destiné à être un outil fonctionnel. Il est utile pour communiquer à de grands groupes de personnes simultanément. Le courrier électronique est un bon outil pour documenter des communications. Le courrier électronique est un excellent moyen de rester en contact sur de longues distances et de longues périodes de temps. Le courriel n’est pas un outil de communication en temps réel. Si vous vous trouvez en utilisant un compte de messagerie pour le courrier électronique des travaux connexes de la conversation, il faut considérer l’ordonnancement temps pour votre compte de messagerie personnel et de faire la séparation pour une meilleure gestion du temps.
Ne pas tout le monde me remercie à la fois!
Le renforcement positif et la reconnaissance personnelle est importante pour la motivation et les relations. Si vous êtes obligé de répondre à une correspondance par courriel avec un «Merci», puis de l’envoyer à une personne. Si l’accomplissement ou la contribution est si exceptionnel qu’il est digne d’informer un grand groupe de personnes ou de la société tout entière, puis prendre le temps de documenter avec des détails de l’effort et le résultat qui est apprécié. Un simple «merci» entre deux individus est très bien. Copie d’une multitude de personnes sur la simple expression d’appréciation n’est pas nécessaire. Si elle est suffisamment important pour copier tout le monde sur le plan personnel «merci», puis il vaut mieux prendre le temps d’écrire plus.
Soyez explicite ou Soyez bref
E-mail peut être bref pour être efficace. Par exemple, une réponse simple ou «oui» ou «non» peut suffire dans certaines circonstances. Si la concision adaptée à la situation, puis être bref. D’un autre côté, parfois une explication détaillée peut être une réponse utile, surtout si il y a des nuances importantes ou des détails qui pourraient autrement être manquées. Adaptez votre style email au contenu, le message et le destinataire.
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Obtenez-vous e-mail d’autres personnes qui pourraient utiliser quelques conseils pour obtenir leur email sous contrôle? Partagez quelques conseils avec eux et voir si vous obtenez un “Merci” en retour. Qui est vraiment la lecture de votre e-mail?
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